Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi

Pendahuluan

Jika Anda adalah pengajar, profesional, konsultan, atau mahasiswa/i yang sedang menggeluti bidang Human Resources Management (HRM) atau yang lazim disebut dalam bahasa Indonesia dengan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) ini, mungkin pernah atau setidaknya mengenal istilah kompetensi dalam proses pengelolaan sumber daya manusia baik itu di lingkungan organisasi perusahaan, pendidikan, maupun beberapa organisasi lainnya yang fokus pada pengembangan sumber daya manusia. Kompetensi sebagai sebuah konsep telah dikembangkan di berbagai jenis industri dan organisasi dalam melakukan pengelolaan sumber daya manusia terlebih untuk menerapkan prinsip the right man, on the right place, at the right time, and on the right job.

Untuk itu, sumber daya manusia dalam organisasi harus dipandang sebagai faktor utama dan diperlakukan sebagai aset yang mendapatkan porsi prioritas yang paling kritis. Karena manusia adalah satu-satunya faktor yang menggerakkan roda organisasi dan sebagai kekuatan utama untuk mengembangkan organisasi tersebut. Jika demikian keadaannya, maka pertanyaan penting yang harus menjadi fokus kita adalah “apa sebenarnya kompetensi dan mengapa kompetensi menjadi bagian yang perlu untuk diperhatikan dalam proses pengelolaan sumber daya manusia?”

Definisi

Kita akan memulainya dengan definisi dan pemahaman mendasar terhadap kompetensi dan proses pengelolaan sumber daya manusia berdasarkan kompetensi yang dirumuskan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi. Sejarah kompetensi diawali dari White (1959) yang memperkenalkan kompetensi sebagai karakteristik kepribadian yang berhubungan dengan kinerja dan motivasi. Kompetensi didefinisikan oleh White dengan konsep interaksi efektif (individual) dengan lingkungan dan White juga berpendapat bahwa adanya motivasi kompetensi untuk menjelaskan kompetensi tersebut sebagai kapasitas yang ingin dicapai. Selanjutnya McClelland (1976) mengikuti pendekatan tersebut dan mengembangkannya untuk memperkirakan kompetensi sebagai lawan dari kecerdasan, dan menjadikannya sebagai pendekatan yang digunakan oleh perusahaan konsultan yang bernama Hay McBer. Namun demikian, penelitian dan pengembangan konsep dan pendekatan kompetensi terus dilakukan oleh para ahli dan berkembang juga hingga sampai ke Eropa dan ke belahan dunia lainnya (Boxall Peter, et al. (Eds). 2007: 334). Perkembangan tersebut menunjukkan kepada kita bahwa kompetensi sebagai konsep dan pendekatan dalam proses pengelolaan sumber daya manusia telah memasuki babak baru yang lebih profesional dan berbasis pada pendekatan yang objektif dan ilmiah.

Menurut Dubois dalam bukunya Competency-Based Human Resource Management dijelaskan bahwa a competency as an underlying characteristic that “leads to successful performance in a life role” (kompetensi sebagai karakteristik dasar yang “membawa ke arah suksesnya kinerja dalam sebuah peran kehidupan”). Sedangkan menurut Kamus online Oxford Dictionaries, secara ringkas competency didefinisikan sebagai the ability to do something successfully or efficiently (kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan berhasil atau efisien) (untuk lebih lengkapnya, Anda dapat juga memeriksanya langsung di sini).

Dari uraian tersebut ada beberapa unsur penting yang perlu untuk diperhatikan, yaitu ability (kemampuan), performance (kinerja), role (peran), dan do something (melakukan sesuatu). Kombinasi unsur-unsur tersebut merupakan hal-hal yang terkait dengan kompetensi yang terwujud dalam perilaku manusia di tempat kerjanya dan perilaku sebagai komponen utama yang menjadi fokus perhatian dalam pengelolaan sumber daya manusia. Oleh karena itu, pemahaman terhadap ilmu perilaku dan penggunaan analisis jabatan menjadi elemen dasar dalam proses pengelolaan sumber daya manusia berbasis pada kompetensi.

Pada kesempatan ini, definisi kompetensi akan diuraikan dengan lebih rinci namun tetap menggunakan bahasa yang sederhana agar mudah untuk dipahami, yaitu kompetensi adalah kemampuan yang terwujud dari unsur-unsur pengetahuan (knowledge) dan sikap (attitude) sebagai dasar untuk melakukan pekerjaan tertentu dengan efektif dan efisien. Wujud dari kemampuan itu dapat termanifestasikan lewat perilaku yang menjadi faktor penilaian dalam pengelolaan kompetensi dan perlu ditekankan bahwa proses pengelolaan kompetensi berfokus pada orang-orang yang melakukan pekerjaanya, bukan pada pekerjaan yang harus dikerjakan oleh orang-orang tertentu. Hal tersebut dikarenakan proses penyusunan pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan oleh orang-orang tertentu adalah menjadi bagian dari proses standardisasi struktur organisasi dan penyusunan Job Profile, sedangkan proses pengelolaan kompetensi bermaksud untuk memetakan orang-orang yang memiliki kompetensi-kompetensi tertentu untuk melakukan suatu pekerjaan (untuk bahasan mengenai struktur organisasi dapat Anda klik di sini).

Tujuan dan Manfaat

Sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat kritis sebagai aset utama dalam perusahaan. Keberadaannya di dalam sistem kerja dengan segala keunikannya yang sangat menentukan keberhasilan dalam sistem kerja menjadi sangat penting untuk diperhatikan oleh perusahaan. Untuk itu, perusahaan harus menyusun strategi pengelolaannya secara baik dan tertata dengan rapi. Adapun faktor kemampuan manusia dalam melakukan pekerjaannya tersebut sangat dipengaruhi oleh kompetensi yang ada di dalam setiap dirinya masing-masing sehingga Manajemen Sumber Daya Manusia (HR Management) berbasis pada pengelolaan kompetensi melihat bahwa kebutuhan terhadap output dari setiap pekerja membuat kompetensi sebagai pondasi utama bagi seluruh fungsi dalam HRM.

Kompetensi menggerakkan proses perancangan sistem kerja, rekrutmen, placement, performance management, dan dengan seluruh fungsi dalam HRM. Oleh karena itu, setiap jabatan yang dalam hal ini dipegang oleh setiap karyawan tentu memiliki kriteria dan ukuran kompetensi yang masing-masing berbeda dan memiliki ciri khas tersendiri. Keadaan tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi HR Department untuk mengidentifikasi, menentukan, dan mengelola kompetensi setiap jabatan, serta berusaha untuk mencari dan menempatkan orang-orang yang memiliki kompetensi sesuai dengan yang ada di masing-masing jabatan.

Namun demikian, belum semua orang dapat memenuhi tuntutan kompetensi jabatan yang diembannya. Untuk itu, perlu juga dilakukan identifikasi, pengukuran, dan analisis terhadap kompetensi-kompetensi tersebut dan pengelolaannya agar fungsi program-program pengembangan kompetensi terhadap sumber daya manusia dapat disusun melalui program-program peningkatan kompetensi yang sesuai, misalnya dengan program training, coaching, dan atau counselling.

Beberapa tujuan bagi organisasi terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi, misalnya:

Seluruh jabatan di dalam organisasi dapat berfungsi sebagaimana mestinya (sesuai dengan tuntutan pekerjaannya).

Memberikan pedoman kepada seluruh pemegang jabatan agar memenuhi ukuran standar kompetensi jabatan yang telah ditetapkan.

Sebagai dasar bagi HRD untuk menyusun program pengembangan kompetensi dan karir karyawan (Individual Development Plan (IDP) dan Individual Career Path/Plan (ICP)) berdasarkan hasil pengukuran kompetensi yang dibandingkan dengan persyaratan pada kompetensi jabatan yang dipegangnya.

Untuk meningkatkan kompetensi karyawan apabila pada saat dilakukan pengukuran kompetensi ditemukan bahwa kompetensinya belum dapat memenuhi persyaratan kompetensi jabatan melalui program training, coaching, dan atau counselling.

Dalam mengembangkan proses pengelolaan sumber daya manusia berbasis kompetensi diharapkan setiap komponen dalam organisasi dapat merasakan manfaatnya, utamanya yaitu:

1. Bagi Karyawan

Kejelasan relevansi proses pembelajaran sebagai pemegang jabatan agar mampu untuk mentransfer keterampilan, nilai, kualifikasi, dan potensi pengembangan karir.

Adanya kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan program peningkatan kompetensi melalui program-program pengembangan karyawan (IDP) yang disusun oleh perusahaan.

Penempatan sasaran sebagai sarana pengembangan karir yang dituangkan dalam ICP karyawan.

Kompetensi yang ada sekarang dan manfaatnya akan dapat memberikan nilai tambah pada pembelajaran dan pengembangan karyawan itu sendiri.

Pilihan perubahan karir yang lebih jelas. Untuk berubah pada jabatan baru karyawan dapat membandingkan kompetensinya dengan persyaratan kompetensi pada jabatan yang baru. Kompetensi baru yang dibutuhkan mungkin hanya berbeda 10% dari yang telah dimiliknya.

Penilaian kinerja yang lebih objektif dan umpan balik berbasis standar kompetensi yang ditentukan dengan jelas.

Meningkatkan keterampilan dan marketability sebagai karyawan.

2. Bagi Organisasi (Perusahaan)

Mapping kompetensi yang akurat dan objektif mengenai kompetensi tenaga kerja yang dibutuhkan.

Meningkatkan efektivitas rekrutmen dengan cara menyesuaikan kompetensi yang diperlukan dalam pekerjaan dengan yang dimiliki pelamar kerja.

Program pengembangan karyawan dan karir difokuskan pada gap (kesenjangan) kompetensi antara kompetensi jabatan dengan kompetensi karyawannya.

Akses pada program IDP dan ICP yang lebih efektif dari segi biaya karena penyusunan program IDP dan ICP yang berbasis kebutuhan perusahaan untuk memenuhi gap tersebut.

Mempermudah terjadinya perubahan melalui identifikasi kompetensi yang dibutuhkan untuk mengelola perubahan tersebut.

Job Competency (Kompetensi Jabatan)

Kompetensi Jabatan adalah suatu tingkatan kemampuan tertentu yang dipersyaratkan oleh suatu jabatan sesuai dengan jenjangnya dalam struktur organisasi sehingga apabila persyaratan tersebut dipenuhi maka jabatan tersebut akan berfungsi sebagaimana mestinya. Kondisi pekerjaan dan Job Profile harus telah dirumuskan terlebih dahulu untuk memudahkan proses identifikasi dan penyusunan kompetensi setiap jabatan. Selanjutnya, perumusan kompetensi setiap jabatan harus dapat difungsikan bagi pemangku jabatan dalam bekerja untuk bekerja dalam mewujudkan visi, misi, tujuan, dan sasaran organisasi (perusahaan). Dengan adanya keterangan yang jelas dan komprehensif mengenai suatu jabatan dan dengan diarahkan pada tujuan-tujuan perusahaan, maka kompetensi yang disusun akan semakin mudah dilakukan dan sesuai dengan yang diinginkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pada setiap jabatan dalam organisasi terdiri dari dua jenis kompetensi, yaitu Core Competency dan Technical Competency. Kedua jenis kompetensi tersebut dirumuskan untuk dapat digunakan sebagai alat ukur kompetensi jabatan dalam organisasi (perusahaan). Perpaduan dua jenis kompetensi tersebut merepresentasikan nilai (ukuran) kompetensi jabatan yang selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam mengukur kompetensi pemegang jabatan yang bersangkutan. Oleh karena itu, tahap pertama yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mendefinisikan kompetensi jabatan yang menjadi kebutuhan perusahaan untuk digunakan sebagai pedoman dan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Secara sederhana, job competency dapat dirumuskan dengan persamaan:

Core Competency + Technical Competency = Job Competency

Persamaan tersebut merepresentasikan model pengukuran kompetensi jabatan yang dibentuk dari dua kompetensi, yaitu Core Competency dan Technical Competency.

Core Competency

Core Competency adalah beberapa kemampuan yang sifatnya universal yang dijadikan pedoman di seluruh jenjang jabatan dalam organisasi perusahaan dalam rangka untuk mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan. Dalam merumuskan Core Competency harus dilakukan studi dan diskusi para top management, HRD, dan jika diperlukan pihak eksternal seperti konsultan atau perguruan tinggi.

Hasil yang diharapkan dari proses tersebut adalah rumusan elemen Core Competency yang dijadikan sebagai pedoman untuk Core Competency yang diimplementasikan di seluruh unit bisnis dan jenjang jabatan. Hal lain yang perlu untuk diperhatikan adalah penetapan level setiap elemen Core Competency tersebut untuk masing-masing jabatan sehingga setiap pemegang jabatan memahami apa yang menjadi tuntutan jabatannya dalam melakukan pekerjaannya.

Technical Competency

Technical Competency adalah beberapa kemampuan yang bersifat teknis yang langsung berhubungan dengan proses, tahapan/aktivitas, hasil, sarana/peralatan, yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jenjang jabatannya dalam struktur organisasi perusahaan. Dalam merumuskan elemen-elemen Technical Competency, hal yang perlu diingat adalah elemen-elemen tersebut sangat bergantung pada kemampuan dan keahlian yang dibutuhkan setiap jabatan.

Artinya, setiap jabatan tentu memiliki elemen-elemen Technical Competency yang spesifik satu sama lain yang ditentukan melalui identifikasi dan analisis tehadap content pekerjaan jabatan yang bersangkutan. Namun demikian, elemen-elemen Technical Competency yang akan disusun harus mengacu pada elemen-elemen Core Competency yang telah dijelaskan sebelumnya dan jenjang jabatan masing-masing.

Seperti yang telah dijelaskan bahwa elemen-elemen dalam Technical Competency harus disusun berdasarkan content pekerjaan dan jenjang jabatan masing-masing di dalam struktur organisasi. Untuk itu, berikut ini dijelaskan pedoman-pedoman umum yang dapat digunakan oleh tim yang dibentuk untuk mengidentifkasi elemen-elemen Technical Competency yang dibutuhkan pada jabatan tertentu. Sebagai tambahan, selain melibatkan karyawan langsung sebagai pemegang jabatan dalam melakukan identifikasi tersebut, diharapkan dapat dilakukan melalui tim kerja yang juga telah ikut terlibat dalam proses standardisasi struktur organisasi dan Job Profile sehingga anggota tim dapat lebih mudah dalam merumuskan elemen-elemen Technical Competency. Adapun langkah-langkahnya adalah:

Persiapkan struktur organisasi yang telah standar dan content pekerjaan (Job Profile) dari jabatan yang akan disusun elemen Technical Competency-nya.

Lakukan identifikasi secara menyeluruh terhadap jabatan (Job Profile) untuk memperoleh gambaran awal yang rinci terhadap jabatan tersebut.

Lakukan diskusi bersama dengan anggota tim yang telah dibentuk untuk menentukan arah penekanan elemen Technical Competency jabatan yang dibutuhkan sesuai dengan kondisi pekerjaannya masing-masing.

Deskripsikan elemen Technical Competency jabatan berdasarkan hasil identifikasi dan diskusi yang telah dilakukan.

Lakukan diskusi kembali untuk membahas level kebutuhan dari masing-masing elemen Technical Competency sesuai dengan tingkat kemampuan dan keahlian yang dibutuhkan oleh jabatan yang dibahas tersebut.

Susun deskripsi dan level masing-masing elemen tersebut secara berjenjang sesuai dengan level jabatan di dalam organisasi.

Usulan tersebut kemudian akan di-review kembali oleh pimpinan jabatan yang bersangkutan untuk selanjutnya apakah isian tersebut disetujui, ditolak, atau perlu untuk direvisi kembali.

Apabila elemen Technical Competency telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah sosialisasi kepada seluruh pemegang jabatan bahwa elemen-elemen Core Competency maupun Technical Competency yang dirumuskan tersebut. Melalui proses sosialisasi ini, diharapkan dapat memberikan pedoman bagi pemegang jabatan untuk bekerja sesuai dengan tuntutan kompetensi jabatannya.

Pada bagian berikutnya (Part II), kita akan membahas lebih lanjut mengenai bagaimana caranya melakukan pengukuran kompetensi jabatan, analisis, dan proses penyusunan program pengembangan kompetensi karyawan berdasarkan hasil pengukuran tersebut, baik melalui program training, coaching, dan atau counselling karyawan hingga proses penyusunan program karir karyawan. Semoga bermanfaat.

Referensi

Boxall, Peter, et al. (Eds). 2007. The Oxford Handbook of Human Resource Management. New York: Oxford University Press Inc.

Dubois, David D, et al. 2004. Competency-Based Human Resource Management. United States of America: Davies-Black Publishing, a division of CPP, Inc.